Vous cherchez à réussir votre audit de la norme ISO ? Il s’agit d’un défi majeur pour les entreprises cherchant à obtenir ou à maintenir une certification.
Cela demande :
– une compréhension approfondie des exigences normatives ;
– une préparation rigoureuse ;
– l’implication forte de toutes les parties prenantes.
Les systèmes de management ne doivent pas être de simples contraintes administratives pour les :
– directeurs de sites ;
– responsables qualité ;
– responsables HSE ;
– directeurs de ressources humaines.
Il est plutôt crucial de les transformer en véritable outil de performance.
Dans cet article, nous aborderons tout ce qu’il y a à savoir sur l’audit de la norme ISO.
L’audit de la norme ISO : les bases essentielles
Bien comprendre ce qu’est un audit ISO est l’une des bases essentielles pour le réussir. Cherchez à connaître son objectif, l’impact de son résultat sur l’entreprise et ses clients. Sachez que ces derniers peuvent même parfois exiger les preuves d’une certification.
Il est aussi essentiel de prendre en compte la notion d’amélioration continue soutenue par la démarche d’audit.
Qu’est-ce qu’un audit ISO ?
Un audit ISO est un processus systématique, indépendant et documenté. Il permet d’évaluer les activités d’une organisation et leurs résultats. L’objectif est de savoir si elles sont ou non conformes aux exigences spécifiées par une norme ISO.
Les audits peuvent être :
– réalisées par l’organisation elle-même en interne ;
– effectuées par un organisme de certification indépendant en externe (voire un client).
Les normes ISO les plus courantes sont l’ISO 9001 pour la qualité, l’ISO 14001 pour l’environnement, l’ISO 45001 pour la santé et la sécurité au travail et l’ISO 13485. Cette dernière est une déclinaison de l’ISO 9001 pour le secteur des dispositifs médicaux.
L’objectif principal d’un audit ISO est de s’assurer que les processus d’organisation sont efficaces. Ils doivent être bien documentés et respecter les normes applicables. Cela permet :
– d’obtenir ou de maintenir une certification ;
– d’améliorer continuellement les performances de l’entreprise.
Pourquoi est-il important ?
Un audit ISO est crucial pour vérifier que l’organisation respecte les exigences normatives. Il s’assure également du respect des exigences légales et réglementaires. Cela évite à l’entreprise les sanctions et les pénalités.
Un audit ISO permet :
– de renforcer la confiance des parties prenantes en obtenant une certification ISO ;
– d’améliorer les processus internes en identifiant les points faibles et les opportunités d’amélioration ;
– de réduire les risques en aidant à identifier et à gérer ces derniers ;
– de stimuler l’engagement des employés dans la préparation et la réalisation des audits.
Il s’agit d’un bon moyen d’augmenter leur motivation et leur engagement envers les objectifs de l’entreprise.
Assurer la conformité
Assurer la conformité aux normes ISO nécessite une approche méthodique et systématique. Il existe aussi quelques étapes clés visant à garantir que votre organisation respecte toutes les exigences normatives.
1- La compréhension des exigences normatives. Il est crucial que tous les membres de l’équipe saisissent les spécificités de la norme ISO applicable. Pour que cela soit possible, des formations spécifiques et une documentation claire pourraient être nécessaires.
2- La mise en place de processus bien documentés. Les normes ISO requièrent en effet des processus documentés. Veillez à ce que toutes les procédures, instructions de travail et formulaires soient à jour. Assurez-vous également qu’ils soient accessibles.
3- Les audits internes réguliers. Ces derniers permettent de vérifier la conformité des processus. Ils aident aussi à identifier les écarts avant qu’ils posent un problème lors des audits externes.
4- L’engagement de la direction. Cette dernière doit soutenir pleinement le processus de conformité. Elle doit fournir les ressources nécessaires et appuyer les initiatives d’amélioration.
5- La surveillance et la mesure de la performance. Vous devriez utiliser des indicateurs de performance. Ceux-ci permettent de suivre la conformité et l’efficacité des processus. Ils peuvent inclure des audits internes, des revues de direction et des évaluations des risques.
Améliorer les processus internes
L’amélioration continue est au cœur des normes ISO. Nous allons donc voir quelques stratégies pour utiliser les audits ISO. Elles constituent un levier d’amélioration des processus internes :
– l’analyse des écarts ;
– l’implémentation de plans d’action correctifs ;
– le partage de bonnes pratiques ;
– l’utilisation des outils de qualité ;
– l’engagement des employés.
Utilisez les résultats des audits pour identifier les écarts entre les pratiques actuelles et les exigences normatives. La différence est importante pour cibler les efforts là où ils sont le plus nécessaires.
Développez et mettez en œuvre des plans d’action pour corriger les non-conformités. Il faut prévenir leur récurrence. Ces plans doivent être SMART c’est-à-dire :
– spécifiques ;
– mesurables ;
– atteignables ;
– pertinents ;
– temporels.
Encouragez aussi le partage de bonnes pratiques entre les équipes et les départements de l’organisation. Cela peut se faire par le biais de réunions, de formations et de groupes de travail.
Employez des outils de gestion de la qualité pour analyser et améliorer les processus. Vous pouvez par exemple utiliser :
– les diagrammes de Pareto ;
– les diagrammes cause-effet ou Ishikawa ;
– des cycles PDCA.
Impliquez les employés à tous les niveaux dans les initiatives d’amélioration continue. Leur connaissance pratique des processus est précieuse et constitue une source d’idées et de solutions.
À retenir
Un audit ISO est un processus systématique permettant d’évaluer les activités d’une entreprise et leurs résultats. Il peut être réalisé en interne ou en externe.
Les normes ISO les plus utilisés sont souvent les normes ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001, etc. Cet audit permet de s’assurer que l’entreprise respecte les normes afin d’éviter les sanctions et les pénalités.
Sachez cependant que la réussite de l’audit dépend grandement de votre préparation. Découvrons donc comment vous préparer à cela.
Préparation à l’audit de certification ISO
La bonne préparation d’un audit de certification ISO passe par plusieurs étapes importantes :
– la revue des exigences ;
– la formation des équipes aux règles ;
– l’utilisation des informations documentées de l’entreprise ;
– la validation au travers d’audits internes.
La revue des exigences comprend la documentation de la norme elle-même. Savoir comment l’organisme a répondu à ces règles est crucial. La revue de la documentation interne est donc nécessaire.
Les étapes clés de la préparation
La préparation à un audit de certification ISO est cruciale pour assurer une évaluation réussie. Les étapes clés pour une préparation efficace incluent différents points.
1- La revue de la documentation. Assurez-vous que toute la documentation soit à jour. Elle doit être conforme aux exigences de la norme ISO applicable. Cela concerne les manuels qualité, procédures, instructions de travail, formulaires d’enregistrement. Cette tâche doit être confiée à chaque pilote ou propriétaire de processus.
2- La formation des équipes. Les employés doivent être formés sur les exigences de la norme. Ils doivent comprendre leur rôle dans le cadre de l’audit. Une bonne compréhension de la norme est essentielle.
Pour ce faire, l’une des approches peut être d’identifier les exigences spécifiques de la norme. Celles-ci doivent s’appliquer au processus ou à la fonction ciblée. Il faut ensuite les former uniquement à ces exigences.
3- L’audit interne préalable. Réalisez un audit interne pour identifier et corriger les non-conformités avant l’audit de certification. Ainsi, vous vous assurez que les processus sont conformes. Vérifiez également que les documents sont bien en place.
4- La coordination avec l’organisme de certification. Communiquez avec cet organisme pour clarifier les attentes. Il faut éclaircir les échéances et les modalités de l’audit. Assurez-vous que toutes les parties intéressées sont informées et prêtes.
Revue de la documentation
Il s’agit d’une étape fondamentale dans la préparation à un audit de certification ISO. Pour ce faire, vous allez d’abord identifier la documentation requise. Listez donc tous les documents exigés par la norme ISO applicable, notamment :
– les procédures ;
– le manuel qualité ;
– les instructions de travail ;
– les enregistrements.
N’oubliez pas d’y ajouter les documents exigés par vos clients. Ajoutez aussi ceux que votre système de management de la qualité interne a imposé.
Vérifiez et assurez-vous de la conformité des documents aux exigences de la norme. Cette étape inclut la vérification de :
– la clarté ;
– la pertinence ;
– l’actualité.
Mettre à jour les documents est également essentiel. S’ils sont obsolètes ou incomplets, actualisez-les. L’actualisation implique souvent des révisions, des ajouts ou des suppressions de sections.
Organiser la documentation est un point critique. Classez et stockez les documents pour un accès facile lors de l’audit. Utilisez un système de gestion documentaire efficace. Ce dernier facilitera la recherche et la consultation.
Un autre point important est de veiller à ce que seules les versions applicables soient accessibles. Celles en cours d’études non validées et périmées doivent être limitées d’accès aux responsables de la gestion documentaire.
La dernière étape concerne la formation des employés à la documentation. Assurez-vous que tous soient au courant de l’emplacement et du contenu des documents. Organisez des sessions de formation pour les familiariser avec la documentation et son utilisation.
Formation des équipes
La formation des équipes est essentielle. Elle garantit que tous les employés comprennent leurs rôles et responsabilités dans le cadre de l’audit ISO. Pour une formation efficace, il faut respecter les points suivants.
1- Définir les besoins de formation spécifiques en fonction des rôles et des responsabilités des employés. Cela peut inclure des formations sur la norme ISO, les procédures internes et les techniques d’audit.
2- Utiliser des méthodes de formation variées pour une efficacité maximale. Il est aussi essentiel d’adopter une approche mixte. Cette dernière peut inclure des :
– formations présentielles ;
– sessions en ligne ;
– ateliers pratiques ;
– sessions de coaching.
Varier les méthodes de formation permet de mieux engager les participants.
3- Bien sélectionner les formateurs internes qui seront responsables de dispenser la formation. Assurez-vous qu’ils soient bien formés. Ils doivent également disposer des ressources nécessaires pour enseigner efficacement.
4- Évaluer l’efficacité de la formation et encourager la formation continue. Mettre en place des mécanismes d’évaluation pour mesurer cette efficacité est important. Utilisez des questionnaires, des tests, des simulations d’audit pour évaluer les connaissances et les compétences acquises. Par exemple, cela peut se faire sous la forme de QCM.
5- Utiliser des formations à chaud où les participants donnent leur avis juste après la formation. Cependant, il est essentiel de ne jamais oublier que la plus importante est celle à froid. Cette évaluation se fait quelques semaines ou mois après la formation.
Les responsables des participants vont évaluer si un niveau de compétence suffisant a été acquis. Ils vérifient s’ils sont autonomes sur les tâches et activités abordées lors de la formation.
6- Encourager la formation continue. Cette dernière ne doit pas se limiter aux périodes précédant l’audit. La formation continue permet de maintenir et d’améliorer les compétences des employés à long terme.
Choisir son organisme de certification
Le choix de l’organisme de certification est une décision stratégique. Elle peut même influencer la réussite de votre audit ISO. Pour faire le bon choix, vous devez prendre en compte :
– sa réputation et son accréditation ;
– son expérience et son expertise ;
– son approche et sa méthodologie ;
– la langue de communication ;
– son coût et sa valeur ajoutée ;
– sa disponibilité et sa réactivité.
Assurez-vous que l’organisme de certification est accrédité par un organisme de reconnaissance internationale. Nous avons par exemple l’IAF, International Accreditation Forum. Vérifiez sa réputation et ses références dans votre secteur d’activité.
Choisissez aussi un organisme avec une expérience significative. Optez pour une expertise reconnue dans votre domaine. Cela garantit une meilleure compréhension des spécificités de votre secteur et des exigences normatives.
Renseignez-vous sur l’approche et la méthodologie de l’organisme. Assurez-vous qu’elles sont alignées sur vos objectifs et vos attentes. Certains organismes adoptent une approche plus rigide. D’autres sont plus flexibles et tournés vers l’amélioration continue.
Certains organismes francophones rédigent et communiquent en français, mais d’autres en anglais.
Comparez aussi les coûts des organismes de certification. Cependant, ne vous basez pas uniquement sur le prix. Considérez également la valeur ajoutée que chaque organisme peut apporter à votre entreprise en termes :
– de conseils ;
– de support ;
– d’amélioration continue.
Assurez-vous que l’organisme puisse répondre à vos besoins en matière de disponibilité et de réactivité. La planification des audits doit être flexible et s’adapter à votre calendrier.
À retenir
Nous venons de voir les étapes clés pour se préparer à un audit de certification ISO. Chacune d’entre elles est importante pour réussir votre contrôle des normes. Cependant, apprenez aussi à bien choisir votre organisme de certification pour augmenter vos chances de réussite.
Pour y parvenir, vous pouvez suivre nos précédents conseils. Nous pouvons maintenant passer à la réalisation de l’audit elle-même.
Réaliser un audit interne efficace
Un audit efficace va s’appuyer sur :
– une planification pertinente ;
– une sélection d’auditeurs compétents, impartiaux et indépendants ;
– des techniques d’audit maîtrisées ;
– une expression claire des constats via des rapports bien rédigés.
Planification de l’audit interne
Une planification efficace est essentielle pour le succès d’un audit interne. Les étapes clés pour y parvenir sont les suivantes :
– définir le champ de l’audit ;
– identifier les processus, les départements et les activités auditées.
Le champ de l’audit doit être clairement défini et aligné sur :
– les objectifs de l’entreprise ;
– les exigences normatives.
Exemple :
En travaillant selon la norme IATF 16949 du secteur automobile, il est impossible d’exclure du champ d’audit des activités hors conception produit. Toutes les autres exigences sont applicables.
Pensez aussi à développer un plan d’audit détaillé. Il doit inclure :
– les objectifs ;
– le champ d’application ;
– les critères et les méthodes ;
– les ressources nécessaires ;
– le calendrier.
Le plan doit être communiqué à toutes les parties prenantes. Il est bon d’ajouter au référentiel les exigences clients spécifiques vérifiées lors de l’audit.
Choisissez des auditeurs internes. Ils doivent être qualifiés et indépendants des processus audités. Les auditeurs ont également besoin d’avoir les compétences nécessaires. Ils évaluent la conformité et identifient les opportunités d’amélioration.
Les auditeurs internes sont souvent les responsables qualité. L’indépendance pose un problème dans les petites entreprises. Une bonne solution serait d’externaliser ces audits systèmes.
Préparez aussi des check-lists basées sur les normes et objectifs de l’entreprise. Ils aident à structurer l’audit et à s’assurer de la couverture de tous les aspects pertinents. L’auditeur ne doit pas lire ses check-lists pendant l’audit. Elles l’aident juste à ne rien oublier. Les questions posées doivent être ouvertes pour comprendre les méthodes utilisées.
Enfin, coordonnez avec les parties auditées. Informez-les du calendrier et des objectifs de l’audit. Assurez-vous qu’elles sont prêtes et qu’elles comprennent le processus.
Définition du champ de l’audit
La définition du champ de l’audit interne est cruciale pour s’assurer qu’il soit complet et significatif. Pour définir ce champ, commencez par identifier les processus critiques. Concentrez-vous sur ceux impactant fortement la performance et la conformité de l’entreprise.
Parmi ces processus, il y a :
– la production ;
– la qualité ;
– le management environnemental ;
– la santé et la sécurité au travail ;
– la direction.
Alignez le champ de l’audit sur les objectifs stratégiques. Vérifiez que le champ de l’audit est en adéquation avec les buts de l’entreprise et ses priorités de gestion. Cela accroît la valeur de l’audit.
Incluez aussi les exigences réglementaires et normatives et ajoutez celles des clients. Le champ de l’audit doit englober :
– toutes les exigences clés pour votre secteur ;
– la norme ISO spécifique ;
– les exigences de vos clients.
Considérez les résultats des audits antérieurs. Utilisez-les pour voir les zones à risque et celles nécessitant plus d’attention. Les problèmes et opportunités d’amélioration repérés avant doivent compter.
Une non-conformité mineure non résolue peut devenir majeure. Dans certains secteurs, comme l’aéronautique ou l’automobile, une mineure non traitée peut causer deux majeures.
Impliquez les parties prenantes. Consultez-les pour définir le champ de l’audit. Leur avis peut révéler les zones critiques et garantir la pertinence de l’audit.
Sélection des auditeurs
La sélection des auditeurs internes est une étape clé. Elle garantit la crédibilité et l’efficacité de l’audit. Il y a aussi quelques critères pour les sélectionner, tels que leurs :
– compétences et qualifications ;
– indépendances et objectivités ;
– capacités d’analyse ;
– compétences en communication.
Les auditeurs doivent posséder les compétences techniques nécessaires. Ils ont également besoin d’avoir les qualifications requises pour évaluer la conformité. Il leur faut évaluer les performances des processus.
Pour cela, ils ont besoin :
– de certification en audit ;
– d’une connaissance approfondie de la norme ISO ;
– d’une expérience pratique dans le domaine audité.
La formation continue est essentielle. Assurez-vous que les auditeurs participent régulièrement à des formations. Ils doivent assister à des sessions de développement professionnel pour maintenir et améliorer leurs compétences en audit.
Exécution de l’audit interne
L’exécution de l’audit interne nécessite une approche structurée et méthodique. Certaines étapes clés sont à respecter.
<h4>La réunion de lancement</h4>
Son organisation avec les parties auditées est une étape clé. Il faut expliquer les objectifs et discuter le champ d’application et le déroulement de l’audit.
Cette réunion permet de clarifier les attentes et de répondre aux questions des parties intéressées. Elle rappelle aussi l’objectif de l’audit qui est de fournir du progrès. Elle vise à identifier des opportunités d’amélioration.
L’audit se concentre sur les forces et éventuelles faiblesses du système de management de qualité de l’organisme. Il ne s’agit pas d’évaluer les individus, mais plutôt le système de management de l’entreprise, notamment ce qu’il a permis en termes de faiblesses.
Pour les audits internes, il est essentiel de poser des questions en cas d’incompréhension. L’audit interne a pour but de lever les zones de flou.
<h4>La collecte des informations</h4>
Utiliser des techniques d’audit est crucial pour :
– les entretiens ;
– l’observation directe ;
– la revue des documents.
Cela permet de collecter des informations sur les processus audités. Il est important de documenter toutes les preuves de manière claire et organisée. Notez les références des documents consultés et les moyens de contrôle vérifiés.
Documenter sans nécessairement prendre des copies de ces documents est une pratique courante. Beaucoup d’auditeurs, dont je fais partie, se limitent aux références. Ils évitent de demander des copies de documents.
<h4>L’analyse des données</h4>
Il faut analyser les informations collectées. Repérez les écarts par rapport aux exigences normatives et les objectifs de l’entreprise. Utiliser des outils comme les diagrammes cause-effet aide à comprendre les causes de non-conformité.
Cependant, l’analyse des causes revient aux audités. En tant qu’auditeur, le rôle se limite à identifier et à formaliser des constats. Il peut s’agir d’un constat de :
– conformité ou de bonne pratique ;
– points à améliorer ou de non-respect de certaines exigences.
<h4>Une réunion de clôture</h4>
Organisez une réunion de clôture avec les audités pour présenter les résultats de l’audit. Il faut discuter des non-conformités et des opportunités d’amélioration. Ensuite, il est essentiel de convenir de la détermination :
– des actions correctives nécessaires ;
– du délai alloué pour cette tâche.
Les techniques d’audits
Les techniques d’audit servent à collecter des informations précises et fiables sur les processus audités. Découvrons quelques techniques couramment utilisées :
– les entretiens ;
– l’observation directe ;
– la revue des documents ;
– l’analyse des données ;
– la vérification croisée.
Parler avec les employés permet de comprendre la mise en œuvre des processus et des procédures. Il convient de préparer des questions ouvertes pour encourager des réponses détaillées et précises.
Exemple :
“Comment faites-vous pour ?” est préférable à “Est-ce que vous faites ça ?”.
L’observation directe permet de vérifier la conformité des activités et des processus en temps réel. Soyez discret et évitez de perturber les opérations ou les opérateurs. Pensez à limiter le nombre de personnes qui vous accompagnent. Si un auditeur stresse un opérateur en l’interviewant, ajouter des personnes le surveillant peut augmenter son stress.
Il s’avère crucial de consulter les documents pertinents comme les procédures et les enregistrements. Ceux-ci servent à vérifier la conformité aux exigences normatives. Les check lists aident à ne rien omettre d’important, comme les informations documentées par la norme.
Les techniques d’analyse, comme les statistiques ou les diagrammes de Pareto, sont utiles. Elles servent à repérer les écarts et à trouver des opportunités d’amélioration. Un critère définit la non-conformité majeure s’il :
– affecte le client ;
– se répète ;
– s’étend plutôt que d’être un cas isolé.
Examiner d’autres cas permet de confirmer ces situations.
Comparer les données de différentes sources garantit leur cohérence et fiabilité. Entre les entretiens, l’observation et les documents, il faut confirmer que les informations concordent.
Rédaction du rapport d’audit
La rédaction du rapport d’audit est une étape cruciale pour :
– communiquer les résultats de l’audit ;
– recommander les actions correctives.
Elle commence par une introduction qui présente :
– les objectifs ;
– le champ d’application ;
– les critères ;
– les méthodes de l’audit.
Il y sera également indiqué les dates de l’audit et le nom des auditeurs.
Nous avons ensuite la constatation. Décrivez les constats de l’audit en soulignant :
– les non-conformités ;
– les opportunités d’amélioration.
Il s’agit d’un simple constat de conformité. Classez ensuite les constatations par ordre de priorité et de gravité. Fournissez des preuves objectives pour étayer les constatations. Elles peuvent inclure des :
– copies de documents ;
– photographies ;
– enregistrements audio ou vidéo ;
– notes d’entretien avec des références.
L’analyse des causes des non-conformités et des écarts va être du ressort des audités. Ils vont devoir le faire suite à la communication de l’audit. Pour le faire, ils pourront utiliser des diagrammes cause-effet. Cependant, la démarche d’analyse des causes vous revient lorsqu’ils vont vous donner leur proposition d’action.
Dans les audits de certification automobile, il est interdit de faire des recommandations. Nous n’avons pas également droit aux pistes de progrès. Dans les audits internes, nous avons par contre le choix.
Il est possible de proposer des recommandations spécifiques et actionnables pour améliorer des situations qui pourraient l’être. Dans ce cas, il faut s’assurer qu’elles soient alignées sur les objectifs de l’entreprise.
Interdisez-vous cependant de faire des recommandations sur les non-conformités et les points sensibles. Ces derniers doivent être formalisés sous la forme de constats.
Ce rapport se termine par une conclusion qui :
– résume les principales constatations et les actions envisageables ;
– indique les prochaines étapes et la mise en œuvre des actions correctives suivies des résultats.
Nous avons enfin l’annexe qui contient des informations supplémentaires, comme les :
– check lists d’audit ;
– notes d’entretien ;
– analyses de données, etc.
À retenir
La réalisation d’un audit interne efficace passe par des étapes clés comme :
– une planification pertinente ;
– la sélection des auditeurs ;
– des techniques d’audit maîtrisées ;
– la rédaction d’un rapport d’audit.
Vous pouvez d’ailleurs suivre nos précédents conseils pour savoir comment en rédiger un. Voyons maintenant que faire après un audit ISO.
Les suites de l’audit ISO
L’audit est maintenant réalisé et les non-conformités sont classifiées en :
– majeur et mineur ;
– point sensible ;
– piste de progrès.
Nous allons alors définir un plan d’action des actions correctives pour les :
– engager ;
– mettre en œuvre ;
– vérifier leur efficacité.
Ensuite, nous examinerons l’efficacité globale du système au travers de revues de direction. Nous planifierons également des audits de surveillance.
Gestion des non-conformités
La gestion des non-conformités assure l’amélioration continue et la conformité aux normes ISO. Découvrons comment gérer efficacement ces non-conformités.
Tout d’abord, l’identification et la classification sont essentielles. Il faudra donc :
– identifier et classer les non-conformités par gravité, impact et urgence ;
– utiliser des catégories comme majeure ou mineure ;
– avoir des points sensibles tels que les risques potentiels ;
– proposer des pistes de progrès en fonction des priorités.
Les audités doivent également effectuer une analyse approfondie des causes des non-conformités. Il est conseillé d’utiliser des outils comme le diagramme cause-effet ou les “cinq pourquoi”.
Concernant le plan d’action correctif, le développement et la mise en place sont cruciaux pour :
– corriger les non-conformités identifiées ;
– supprimer les constats faits précédemment ;
– réaliser des actions curatives comme des corrections ;
– mener des actions correctives visant à la suppression des causes racines ;
– définir des indicateurs de performance pour la surveillance et les ajustements nécessaires.
Identification et classification
Une non-conformité est à classer en majeur ou en mineur. Une non-conformité mineure s’appuie sur un constat fait sur un cas isolé :
– qui n’a pas d’impact sur la satisfaction du client ou la conformité du produit ou service livré ;
– qui n’est pas récurrent c’est-à-dire qui n’a pas été constaté par exemple lors de l’audit précédent.
Les non-conformités majeures sont celles qui :
– ont été identifiés l’année d’avant donc récurrentes ;
– sont constatées sur plusieurs cas ou plus exemple ;
– ont un impact avéré sur le client.
L’identification et la classification des non-conformités servent à gérer efficacement les écarts. Elles permettent aussi de mettre en œuvre des actions correctives.
Plan d’action correctif
Il est crucial d’avoir un plan d’action permettant :
– de corriger les écarts ;
– d’engager les actions correctives efficaces.
Ainsi, il sera possible d’améliorer les processus. Pour réaliser ce plan, il faut d’abord définir les actions spécifiques.
Développez les actions correctives spécifiques et actionnables pour chaque non-conformité identifiée. Assurez-vous que les actions sont clairement définies. Elles doivent être bien comprises par les responsables de leur mise en œuvre.
Ensuite, établissez des délais réalistes pour la mise en œuvre des actions correctives. Assurez-vous qu’ils soient respectés. Ajustez-les si nécessaire en fonction des progrès réalisés. Tenez compte notamment des ressources disponibles pour engager ces actions.
Désignez aussi les responsables pour chaque action corrective. Le responsable a besoin d’être clairement identifié. Il doit avoir l’autorité et les ressources nécessaires pour mettre en place ces actions. Suivez et évaluez ces dernières pour :
– surveiller leur mise en œuvre ;
– vous assurer de leur efficacité.
Informez les parties prenantes des progrès réalisés et des résultats obtenus. Utilisez des rapports de suivi, des réunions, des tableaux de bord. Communiquez les résultats de manière transparente et efficace.
Le suivi post-audit et l’amélioration continue
Le suivi post-audit et l’amélioration continue garantissent que :
– les actions correctives sont efficaces ;
– les processus d’entreprise s’améliorent constamment.
Nous pouvons le faire via différents outils :
– les revues de direction ;
– l’audit de surveillance ;
– le suivi des indicateurs de performance ;
– l’évaluation des risques ;
– l’amélioration continue ;
– le suivi des indicateurs de performance.
Organiser des revues de direction régulières permet d’évaluer les :
– résultats des audits ;
– actions correctives ;
– performances globales de l’entreprise.
Utiliser ces revues pour prendre des décisions et orienter les efforts d’amélioration.
Planifier et réaliser des audits de surveillance est essentiel. Ils permettent de vérifier la conformité aux normes ISO et aux exigences. Ces audits détectent les écarts. Ainsi, nous prenons des mesures correctives à temps.
Mettez en place un processus pour gérer les risques liés à la qualité, la sécurité et l’environnement. Priorisez les actions de prévention et de mitigation avec des matrices de risques.
Pour l’amélioration continue, encouragez une culture d’amélioration. Impliquez tous les employés dans les initiatives de qualité. Utilisez des méthodes telles que les :
– cycles PDCA ;
– groupes de résolution ;
– suggestions des employés.
Le suivi des indicateurs de performance est également un aspect crucial. Utilisez des indicateurs pour mesurer l’efficacité des processus et des actions correctives. Ils permettent d’identifier les problèmes et de prendre des décisions objectives.
Les revues de direction
Les revues de direction sont des réunions stratégiques importantes. La direction de l’entreprise évalue la performance du système de management. Elle prend ensuite des décisions sur les actions à entreprendre pour une amélioration continue.
Pour mener des revues de direction efficaces, certaines étapes sont cruciales, notamment leur préparation. Elle consiste à réaliser plusieurs tâches. Il faut collecter et analyser les données pertinentes. Ces dernières incluent les :
– résultats des audits ;
– indicateurs de performance ;
– plaintes des clients.
Ensuite, prenez en compte des retours des employés. Il est essentiel d’élaborer un ordre du jour clair et structuré. La préparation prend souvent beaucoup plus de temps que la conduite de la revue elle-même.
La participation est un autre élément clé. Impliquez les membres de la direction et les responsables des départements clés. Assurez-vous que tous les participants comprennent les objectifs et les attentes. Il faut les associer aux propositions d’opportunités d’amélioration. La direction décidera ensuite de conduire ou non ces propositions.
L’évaluation des performances est une phase critique. Évaluez les performances du système de management en examinant :
– les résultats des audits, indicateurs et objectifs ;
– les actions correctives déjà mises en œuvre.
Il est important d’identifier les forces et les faiblesses du système. Analysez aussi les risques et les opportunités liés à :
– la qualité ;
– la santé et sécurité ;
– l’environnement.
Utilisez des outils d’analyse de risque, comme les matrices de risque et les analyses SWOT. Elles vous aideront à prioriser les actions.
Prenez des décisions stratégiques sur les actions à entreprendre. Il faut élaborer des plans d’action clairs avec des délais et des responsabilités précises.
Enfin, communiquez les résultats des revues de direction aux employés et aux autres parties intéressées. Utiliser des moyens variés aide à partager les informations efficacement. Il peut s’agir de rapports de synthèse, de réunions d’équipe ou de tableaux de bord.
Préparation aux audits de surveillance
Les audits de surveillance sont réguliers. Ils sont réalisés pour vérifier la conformité continue aux :
– normes ISO ;
– exigences internes.
Pour les préparer efficacement, nous allons débuter par une planification. Elle comprend l’élaboration d’un calendrier en fonction des exigences normatives et des besoins de l’entreprise.
Assurez-vous que les audits soient orchestrés de manière régulière et que toutes les zones critiques soient analysées.
Pour préparer efficacement les audits de surveillance, il faut :
– mettre à jour et réviser la documentation nécessaire ;
– former et préparer les équipes ;
– réaliser des audits internes préalables ;
– se coordonner avec l’organisme de certification.
Pour la revue de la documentation, commencez par mettre à jour et réviser la documentation nécessaire. Elle inclut les manuels qualité et procédure, les instructions de travail, les formulaires et les supports des enregistrements. Assurez-vous de la conformité de tous les documents aux exigences normatives et internes.
Concernant la formation continue des équipes, assurez-vous que celles-ci sont bien formées et préparées. Organisez des sessions de formation et des ateliers pratiques. Ils sont indispensables pour maintenir et améliorer les compétences des employés.
La réalisation des audits internes avant ceux de surveillance est un must. Le but est d’identifier et de corriger les non-conformités. Utilisez les résultats de ces audits internes pour préparer les équipes et les processus.
Communiquez avec l’organisme pour clarifier les attentes, les échéances et les modalités des audits de surveillance. Assurez-vous que toutes les parties soient alignées et bien préparées.
À retenir
Après l’audit ISO, il faut définir un plan pour :
– engager les actions correctives ;
– les mettre en œuvre ;
– vérifier leur efficacité.
Les revues de direction permettent d’évaluer l’efficacité globale du système. Assurez-vous également de son amélioration continue avec des audits de surveillance.
Foire aux questions
Quelle est la différence entre un audit interne et un audit externe de la norme ISO ?
Un audit interne et un audit externe de la norme ISO diffèrent principalement par trois aspects :
– leur objectif ;
– leur réalisation ;
– les personnes impliquées.
L’audit interne est réalisé par des membres de l’organisation ou par un consultant externe. Celui-ci est choisi par l’organisation pour mener l’audit. Son objectif principal est :
– de vérifier la conformité aux normes ISO ;
– d’identifier les améliorations possibles avant l’audit externe.
Ce processus sert d’outil de gestion interne. Il assure la conformité et l’efficacité des processus. De plus, il est réalisé suivant un plan d’audit interne défini par l’organisation.
Les résultats de cet audit servent à :
– améliorer les processus en interne ;
– corriger les non-conformités ;
– préparer l’audit externe.
Les rapports sont destinés principalement à la direction et aux responsables des processus audités.
Les audits externes sont réalisés par un organisme de certification accrédité. Il est indépendant de l’entreprise auditée. Leur but est de vérifier le respect des normes ISO par la société. Ainsi, ils pourront délivrer ou renouveler la certification ISO. Ils attestent aux parties prenantes externes que l’organisation se conforme aux standards internationaux.
Nous avons donc un cycle :
– l’audit de certification initial ;
– des audits de surveillance annuels ;
– un audit de renouvellement tous les trois ans.
Ces étapes suivent les exigences de la norme ISO.
Les résultats de l’audit externe déterminent l’attribution ou le maintien de la certification pour l’organisation. Les rapports sont fournis à l’organisme de certification. Ils peuvent aussi être communiqués à des parties prenantes externes, incluant clients et régulateurs.
L’audit interne est donc un outil de gestion destiné à perfectionner continuellement les processus internes. L’audit externe représente une évaluation officielle menée par un tiers. Son but est de certifier la conformité aux normes ISO.
Comment les résultats d’un audit ISO sont-ils communiqués à l’entreprise auditée ?
La communication des résultats d’un audit ISO suit un processus bien défini. Ce dernier vise à garantir la clarté, la transparence et l’action corrective efficace. Il suit les étapes suivantes :
1- La réunion de clôture à la fin de l’audit. Elle est organisée entre les auditeurs et les représentants de l’entreprise. Les points forts et les non-conformités identifiées y sont présentés.
2- Le rapport d’audit préliminaire. Celui-ci est d’abord fourni à l’entreprise. Il comprend une description des domaines audités et les critères d’audit utilisés. Les constatations principales y sont détaillées :
– non-conformités majeures et mineures ;
– observations et opportunités d’amélioration.
Les conclusions générales de l’audit sont également incluses.
3- L’entreprise peut discuter et clarifier les constatations avec les auditeurs. Cela aide à s’assurer que les résultats et attentes sont bien compris de tous.
4- Suite aux discussions et clarifications, un rapport d’audit final est préparé. Il est ensuite remis à l’entreprise, détaillant toutes les constatations, les non-conformités et les recommandations.
5- Pour répondre aux non-conformités identifiées, l’entreprise doit préparer un plan d’action corrective. Celui-ci inclut :
– une description des actions ;
– les responsables de leur mise en œuvre ;
– les délais et les moyens de vérifier leur efficacité.
6- Les actions correctives mises en œuvre sont suivies. Elles sont souvent vérifiées lors d’audits de suivi ou de surveillance. Cela permet de s’assurer qu’elles ont adressé les non-conformités efficacement.
7- Une communication continue est maintenue tout au long du processus. Elle se tient entre l’entreprise et l’organisme de certification. Cette communication assure la compréhension des exigences. Elle garantit aussi que les actions nécessaires soient prises en temps voulu.
En suivant ces étapes, les résultats de l’audit ISO sont communiqués de manière transparente. Le processus permet à l’entreprise d’améliorer ses processus. Elle peut ainsi maintenir sa conformité aux normes ISO.
Quelles actions suivent généralement un audit ISO en cas de non-conformité détectée ?
Lorsqu’une non-conformité est détectée lors d’un audit ISO, plusieurs actions sont généralement entreprises. Le but est de résoudre le problème et de garantir une amélioration continue.
1- L’identification et le classement des non-conformités
Les non-conformités majeures sont des écarts significatifs pouvant affecter la capacité de l’entreprise. Elles peuvent impacter les résultats escomptés du système de management. Une action corrective immédiate est nécessaire.
Les non-conformités mineures sont des écarts moins graves. Elles ne compromettent pas immédiatement la conformité du système de management. Pourtant, elles doivent être corrigées pour ne pas évoluer en problèmes plus importants.
2- L’analyse approfondie
Elle doit être menée par l’organisation. Il faut identifier la cause racine du problème. Cette étape peut inclure des méthodes telles que :
– les cinq pourquoi ;
– le diagramme d’Ishikawa ;
– d’autres outils d’analyse des causes.
3- La mise en œuvre d’un plan d’action corrective
Ce plan décrit les actions spécifiques à entreprendre pour corriger les non-conformités. Il indique les responsables, fixe des délais, et précise les moyens de vérification de l’efficacité des actions.
4- La vérification de leur efficacité
Elle est possible grâce à des :
– audits internes de suivi ;
– inspections ;
– tests ;
– examens de performance.
Toutes les étapes du processus de gestion des non-conformités doivent être documentées. Cela inclut les enregistrements des non-conformités, des actions correctives et des vérifications. Les communications avec les parties intéressées sont aussi essentielles.
5- Le suivi régulier des résultats et de l’efficacité des actions correctives
La direction s’en occupe lors des revues de direction. Cela permet de s’assurer que les améliorations sont maintenues. De plus, des mesures supplémentaires peuvent être prises si nécessaire.
En suivant ces étapes, une organisation peut corriger les non-conformités détectées lors d’un audit ISO. Elle peut aussi renforcer son système de management. Ainsi, elle prévient de futures non-conformités et améliore continuellement ses performances.