Vous êtes en télétravail et vous souhaitez optimiser votre productivité ? Un des meilleurs moyens d’y parvenir c’est de créer une routine de travail à distance.
Dans le cadre d’un télétravail, une bonne routine permet aux télétravailleurs salariés de :
- rester productifs ;
- gérer les distractions ;
- maintenir un équilibre entre vie professionnelle et vie personnelle.
Je m’appelle Yannick Bouissière. Je suis fondateur de Proinfluent.com, et spécialiste en marketing et vente. J’ai plus de 10 ans d’expérience sur le sujet. Je souhaite donc partager sans filtre mon retour d’expérience avec vous.
Aujourd’hui, je vous propose de passer en revue tout ce dont vous avez besoin pour créer la meilleure routine de travail à domicile. Surtout, je vous dévoilerais la technique secrète utilisée par les entrepreneurs les plus productifs pour rester concentrés et efficaces tout au long de la journée.
1-Établir une routine matinale
Une routine matinale pour les travailleurs en ligne vous permet de vous préparer mentalement et physiquement à votre journée de travail.
Important :
La routine matinale est propre à chacun. Certains aiment s’habiller et aller directement au travail. D’autres préparent du thé ou du café. Il n’est également pas rare que des personnes profitent de la matinée pour prendre soin d’elles en :
- faisant quelques pauses de yoga ou de l’étirement ;
- prenant le temps de méditer.
Pourquoi prendre un petit peu de temps pour vous ?
La première raison : pour ne pas vous mettre sous pression. En effet, vous vous mettez en priorité lorsque :
- vous vous levez quelques minutes avant ;
- vous prenez soin de vous.
Cela conditionne le succès de votre journée parce que :
- vous avez respecté vos besoins fondamentaux de vous alimenter ;
- vous avez pris soin de vous.
Résultat : vous avez de meilleures émotions.
Conseil :
Buvez un grand verre d’eau pour hydrater votre corps dès le début de la matinée. Votre corps a besoin d’eau étant dans une longue période de jeûne toute la nuit.
Et une fois que vous avez fini votre routine matinale, vous pouvez vous mettre directement sur votre espace de travail.
2-Créer un espace de travail dédié
La mise en place d’un espace de travail bien délimité vous permet :
- de séparer physiquement et mentalement votre vie professionnelle et votre vie personnelle ;
- d’éviter les interférences avec le sommeil ;
- de ne pas associer le travail à la chambre.
L’objectif : avoir une zone de travail. Une fois entré dedans, vous pensez vraiment au travail. Autrement dit, votre cerveau se conditionne pour le travail. Dès lors que vous sortez de cette zone, vous êtes à la maison.
Au niveau de l’ergonomie
Investissez dans un bureau :
- réglable (pour être en position assise et debout) ;
- avec manivelle ou télécommande.
Ainsi, vous préviendrez les problèmes de dos liés à une posture assise trop longue.
Un bureau réglable vous permet aussi d’avoir une meilleure énergie, d’être plus productif et d’être beaucoup plus alerte.
Pour éviter les problèmes de dos et les douleurs lombaires :
- réglez correctement votre chaise de bureau ;
- positionnez bien vos coudes et votre tête ;
- relevez l’écran pile-poil face à votre regard.
Le but est :
- de tout adapter à votre morphologie ;
- d’avoir un bureau avec une bonne ergonomie.
Au niveau de l’éclairage
Il est important d’avoir un bon éclairage, si possible naturel. Pour ce faire, créez votre zone de travail pas très loin d’une fenêtre (mais pas non plus face perpendiculaire à la fenêtre).
Un bon niveau d’éclairage permet :
- de réduire la fatigue visuelle ;
- d’éviter les maux de tête et les problèmes oculaires ;
- d’avoir un maximum d’énergie.
L’idée est en effet de vous exposer à la lumière naturelle du soleil dès le matin. Vous direz alors à votre cerveau d’arrêter de sécréter de la mélatonine.
3-S’habiller de manière appropriée
Il s’agit avant tout d’une des solutions efficaces pour être productif. En effet, lorsque vous vous habillez comme si vous alliez au travail, vous vous dites dans votre tête : « J’y suis. Donc, je suis prêt à travailler ».
L’astuce est de choisir une tenue professionnelle et confortable.
S’habiller de manière appropriée au travail, c’est aussi essayer d’envoyer un message clair à vous-même et aux autres. Le message est le suivant : « Vous prenez votre travail au sérieux ».
Exemple :
Vous avez une visioconférence. Vous ne serez donc pas pris de cours, car vous aurez déjà une tenue adaptée. Cela vous évite les visio en pyjama ou le short en dessous qui pourrait se voir si vous vous levez pour aller prendre un verre d’eau.
4-Se fixer des objectifs à court et à long terme
Cela vous aider à :
- rester motivé ;
- rester engagé ;
- savoir où vous allez.
Une fois vos objectifs atteints, vous aurez un sentiment d’accomplissement. Ce qui augmentera aussi votre confiance en soi.
Et ce n’est pas tout ! Vous fixer des objectifs vous aide également à choisir et à prioriser les tâches. Le but est de savoir :
- lesquelles sont les plus importantes ;
- par lesquelles commencer.
Comment fixer les objectifs ?
La méthode SMART reste la plus populaire. Elle consiste à définir des objectifs :
- spécifiques ;
- mesurables ;
- atteignables ;
- réalistes ;
- définis et délimités dans le temps.
Précision :
Il est possible de diversifier les objectifs :
- les objectifs à court terme (quotidiens et hebdomadaires) ;
- les objectifs à long terme (mensuels ou annuels) ;
- la vision globale de là où vous souhaitez aller.
5-Organiser et planifier les tâches à l’aide des listes d’objectifs et de plannings
L’organisation et la planification des tâches vous aide à :
- gagner en efficacité ;
- prioriser ;
- réduire le stress ;
- respecter les délais ;
- avancer dans votre travail.
Le mieux est de planifier vos tâches la veille ou au moins le matin.
Dès lors que vous accomplissez votre journée, vous pouvez en effet déjà réfléchir à celle de demain. Vous aurez ainsi une vision claire. Surtout, vous éviterez de le faire le matin lorsque vous êtes stressé parce que vous vous êtes réveillé un petit peu en retard par exemple.
Certaines tâches sont complexes ou nécessitent plus de temps ? Découpez-les en plus petits morceaux. Ainsi, elles seront plus faciles à gérer. Pour votre part, vous aurez un sentiment de progression une fois les petites tâches terminées et rayées de votre to do list quotidienne.
Comment organiser et planifier les tâches ?
Plusieurs choix d’outils s’offrent à vous :
- Trello (inspiré du modèle Kanban) ;
- Asana ;
- Notion ;
- Google Task ;
- Google Keep.
Bien évidemment, vous pouvez aussi opter pour le bon vieux cahier pour organiser et planifier vos tâches.
6-Prioriser les tâches en utilisant des méthodes éprouvées
Il existe différentes méthodes et stratégies pour prioriser les tâches. Les plus utilisées sont :
- la règle de trois ;
- la matrice d’Eisenhower.
La règle des trois
Il s’agit d’une méthode de priorisation qui consiste à se dire : « OK, je fais seulement les trois tâches les plus importantes à accomplir chaque jour ».
Si vous les avez terminés et qu’il vous reste du temps, vous pourrez vous attaquer à d’autres tâches. Dans tous les cas, vous aurez un sentiment d’accomplissement à la fin de votre journée.
L’un des avantages de la méthode de la règle de trois réside dans le fait qu’elle simplifie la planification. En effet, vous :
- vous concentrez sur les tâches essentielles ;
- évitez la procrastination en identifiant clairement vos priorités ;
- améliorez votre productivité.
La célèbre matrice d’Eisenhower
Cet outil est basé sur une matrice à quatre quadrants :
- deux colonnes ;
- deux lignes.
Elle définit :
- les tâches urgentes et importantes à traiter immédiatement ;
- les tâches importantes, mais pas urgentes à planifier dans le temps ;
- les tâches urgentes,mais pas importantes à déléguer.
- les tâches ni urgentes ni importantes à éliminer ou à remettre à plus tard.
Chez Proinfluent, nous proposons une autre façon de faire. Cela consiste à chercher l’effet de levier. Pour ce faire, il suffit de répondre à la question suivante : Quels sont les 20% des actions qui vont assurer un effet de levier et générer 80% des résultats ?
7-Éviter les distractions
Ce septième point consiste à établir des règles pour votre espace de travail. Ainsi, vous pourrez vous focaliser uniquement sur votre travail.
Vous pouvez par exemple utiliser des applications qui bloquent ou limitent le temps sur les réseaux sociaux.
Personnellement, j’utilise Blocksite. Cette extension me permet notamment de bloquer facilement certains réseaux sociaux sur mon ordinateur.
Pour le téléphone, pensez par exemple à le mettre en mode « avion » (sauf si vous attendez un appel).
8-Prendre des pauses régulières et productives
Cela vous permet d’être plus productif. Durant les pauses, vous pouvez :
- vous détendre ;
- relâcher la pression ;
- faire des exercices ;
- vous étirer ;
- vous lever ;
- marcher ;
- boire de l’eau.
Il est également possible de vous accorder 2 minutes pour :
- prendre l’air dehors ;
- regarder le soleil ;
- entendre la nature.
En effet, les pauses vous aident à rester concentré. Puisque vous vous sentez mieux par la suite, vous revenez au travail en étant beaucoup plus productif.
Et ce n’est pas tout ! Les pauses boostent aussi la créativité.
Une étude « 52 minutes de travail, 17 minutes de pause » de Draugiem Group, une entreprise de technologie sociale, montre que les employés les plus productifs travaillaient pendant 52 minutes, puis prennent une pause de 17 minutes.
9-Établir des limites claires entre vie professionnelle et vie privée
Des limites claires :
- contribuent à un meilleur équilibre entre travail et vie personnelle ;
- préviennent l’épuisement professionnel ;
- réduisent les interruptions pendant les heures de travail.
Les astuces sont simples :
- planifiez votre journée ;
- définissez les heures de début et de fin de votre journée de travail ;
- respectez ces heures autant que possible.
Certes, il est parfois nécessaire d’enfreindre les horaires (en cas d’urgence ou lorsque vous êtes débordé). Néanmoins, l’objectif reste le même : garder l’équilibre.
Autre chose à faire : informez les membres de votre famille, vos amis, vos proches et vos collègues de vos horaires de travail.
Ainsi, ils sauront quand :
- vous êtes disponible ;
- vous travaillez ;
- vous ne l’êtes pas.
10-Maintenir une alimentation saine et préparer ses repas à l’avance
Grâce à cette méthode, vous ne perdrez pas du temps en préparant votre repas à chaque pause-déjeuner. Pour ce faire, vous pouvez faire du batch cooking. Cela consiste à cuisiner pour plusieurs jours. Vous évitez ainsi :
- de perdre du temps ;
- d’être en retard à vos réunions.
Conseil :
Prenez votre repas tout en respectant le même nombre de minutes prévu pour votre pause déjeuner. Vous pouvez ainsi savourer votre déjeuner.
Vous avez eu de mauvaises réunions ou une mauvaise énergie dans la journée ? Résultat : vous aurez tendance à manger mal. Puisque votre repas a été préparé à l’avance, vous profiterez d’une nourriture saine quoiqu’il se passe.
Autre point :
Lorsque vous ne perdez pas de temps à préparer, vous pouvez prendre du temps pour :
- manger ;
- être dans le moment présent.
Vous pouvez donc respirer un peu et manger sur le balcon, sur la terrasse ou quelque part. Vous pouvez même aller dans un parc et revenir ressourcé au travail. Votre déjeuner vous permet ainsi d’éliminer la pression et le stress.
Enfin, et non des moindres, préparer vos plats à l’avance vous permet aussi de contrôler les portions. Autrement dit, vous allez manger sainement pour :
- avoir un maximum d’énergie ;
- être productif.
11-Favoriser les interactions sociales avec les collègues et les proches, même à distance
Les personnes qui travaillent régulièrement en télétravail (y compris les entrepreneurs) ont tendance à s’isoler. Pour garder le moral, il est pourtant indispensable de garder un lien social.
En effet, les interactions sociales stimulent la créativité. Elles renforcent également les liens entre les équipes.
Comment faire ?
Il suffit de planifier des réunions avec des personnes.
Exemple : un déjeuner avec Martin, un autre télétravailleur qui habite dans votre quartier.
Vous pouvez aussi aller déjeuner avec :
- des amis qui habitent à proximité ;
- des collègues.
Il est même possible de planifier :
- des sessions d’échange avec votre équipe ;
- une réunion de coworking virtuel.
Vous pouvez garder le contact avec vos collègues sur les messageries instantanées. Pendant les pauses, vous pouvez prendre 5 minutes pour :
- appeler un collègue ;
- le soutenir ;
- prendre de ses nouvelles.
12-Utiliser des outils pour améliorer la qualité de son travail
Il existe plusieurs catégories d’outils sur internet, vous permettant d’améliorer la qualité de votre travail.
Pour faire moins de fautes, il y a par exemple :
- Grammar Li ;
- Language Tool.
Avec ces outils, vous bénéficiez d’une productivité accrue. De plus, un sérieux se dégage de vos écrits.
Pour prendre des notes et organiser vos idées, vous avez :
- Evernote ;
- Google Type (pour prendre des notes à la volée) ;
- OneNote de Microsoft (pour gérer les notes et les diffuser auprès des équipes).
Il y a aussi Zoom pour :
- faire des visioconférences ;
- organiser des réunions ;
- faire des webinaires ;
- avoir des replays ;
- créer des tutoriels.
Pour planifier vos rendez-vous, essayez :
- YouCanBook.Me ;
- Calendly.
Ces outils de planification vous permettent :
- de prendre rendez-vous facilement avec vos interlocuteurs ;
- de gagner du temps ;
- d’éviter des aller-retour inutiles pour décider d’une date.
Précision :
Ces outils tiennent en compte les fuseaux horaires. Ils mettent directement les rendez-vous dans l’agenda du contact. Ils peuvent même envoyer des SMS de rappel si vous prenez l’option payante.
Pour la gestion des mots de passe, il y a :
- Nordpass ;
- Lastpass ;
- Dashlane.
Certes, ils ne se valent pas au niveau sécurité. Toutefois, ils vous permettent de gérer vos mots de passe de manière sécurisée. Plus besoin de noter vos mots de passe ! Vous serez alors plus autonome, que vous utilisiez un ordinateur, un smartphone ou un autre support.
13-Garder son espace de travail propre et bien rangé
Un espace de travail encombré augmente votre niveau :
- de stress ;
- d’anxiété ;
- de confusion.
Cela diminue votre capacité à vous concentrer. Cela fait que votre prise de décision devient moins performante.
L’idée est de vraiment ranger votre espace de travail au fur et à mesure. La raison est qu’il existe un lien entre vos émotions et vos pensées.
Vous avez une vision dégagée par la fenêtre ? Vous voyez que les choses sont rangées ? Résultat : vous aurez tendance à être beaucoup plus apaisé. Surtout, vous aurez les idées claires. À l’inverse, si c’est le fourbi, vous serez confus et stressé.
Retenez une chose essentielle :
Ce qui se voit à l’extérieur a un lien avec ce qui se passe dans votre intérieur. Rangez alors votre espace de travail de manière régulière.
Astuce :
Prenez 5 minutes pour ranger votre espace de travail. Cela vous permet en même temps de faire une pause pour chercher un verre d’eau.
14-Pratiquer des techniques de relaxation et de gestion de stress
Vous pouvez choisir différents programmes :
- Headspace : une application de méditation guidée assez connue
- Breathing Zone : une application pour la respiration profonde et la relaxation
- Insight Timer : une application de méditation avec des milliers de méditations guidées gratuites
- Yoga Studio : une application de yoga avec des vidéos de cours pour tous les niveaux
Personnellement, j’utilise Petit Bambou. Cette application de méditation francophone est si imagée et si calme que j’ai pris l’abonnement à vie. Elle aide à réduire le stress avec des méditations guidées. Il m’arrive aussi de méditer ou de faire des respirations de cohérence cardiaque avec ma montre Wilkins.
15-Se récompenser à la fin de la journée ou de la semaine avec des activités sociales ou des loisirs
Vous avez fait une bonne journée de travail et êtes fier de vous ? Planifiez des récompenses ou du temps pour vous ou pour votre famille. Vous pouvez :
- lire ;
- prendre un bain ;
- faire un massage ;
- souffler avec des amis ;
- rigoler ;
- vous promenez dans la nature.
Pourquoi ne pas vous offrir un petit cadeau, une petite attention ou une petite douceur (pâtisserie) en rentrant ? Cela fait aussi partie de la motivation.
Il est en effet bon de vous accorder un petit réconfort pour vous féliciter. Cela fait beaucoup de bien au moral.
Astuce :
Faites des choses qui comptent pour vous. Passez du temps avec les personnes qui comptent pour vous.
16-Être flexible et adaptable face aux changements et aux imprévus
Personne n’échappe aux imprévus. Pour y faire face :
- restez positif ;
- planifiez des moments de creux dans votre agenda ;
- déléguez ce qui peut l’être ;
- communiquez efficacement.
Le dernier point consiste à informer vos collègues, clients ou partenaires de tout changement ou imprévu qui pourrait affecter votre travail.
17-Secret 1 : Utiliser des techniques de gestion du temps
La méthode Deep Work a été inventée en 2016 par Cal Newport, un professeur d’informatique à l’Université de Georgetown.
Elle repose sur un principe simple : vous concentrer sur des tâches cognitivement exigeantes sans distractions pendant de longues périodes.
Cela vous permet d’accomplir un travail de qualité supérieure en moins de temps.
Comment mettre en place le Deep Work ?
Choisissez un bloc de temps. En d’autres termes, sélectionnez une période de temps (par exemple, 2 à 4 heures) pendant laquelle vous travaillerez sans interruption sur une tâche importante.
Éliminez les distractions. Pour ce faire :
- désactivez les notifications de votre téléphone ;
- fermez les applications de messagerie et les réseaux sociaux ;
- informez vos collègues que vous ne serez pas disponible pendant cette période.
Créez un environnement propice. Aménagez un espace de travail calme et confortable où vous pourrez vous concentrer sans être dérangé.
Planifiez votre travail. Identifiez les tâches qui nécessitent votre attention et votre concentration maximale. Ensuite, réservez les blocs de Deep Work pour ces tâches.
Conseils pour appliquer la méthode Deep Work :
Soyez réaliste. Ne prévoyez pas trop de blocs de Deep Work d’affilée, car cela peut être épuisant. Commencez par un ou deux blocs par jour. Puis, augmentez progressivement si nécessaire.
Accordez-vous des pauses entre les sessions de Deep Work. Cela vous permet de :
- récupérer ;
- recharger vos batteries.
Respectez votre rythme. Identifiez les moments de la journée où vous êtes le plus productif. Puis, planifiez vos sessions de Deep Work en conséquence.
18-Secret 2 : Utiliser des écouteurs ou un casque pour réduire le bruit ambiant et rester concentré
Pour être efficace lors des sessions de Deep Work, les meilleurs entrepreneurs utilisent un casque. Le but est :
- de réduire le bruit ambiant ;
- d’éviter les distractions et l’environnement bruyant.
Petit bonus : vous pouvez mettre une musique ou des sons d’ambiance pour booster votre concentration et votre productivité.
Des études montrent en effet que certaines musiques (en particulier celles sans paroles) peuvent améliorer la concentration et la créativité.
19-Être indulgent
Apprenez à reconnaître et à respecter vos limites personnelles. Évitez de vous juger ou de vous critiquer lorsque :
- vous avez eu une journée moins productive ;
- vous n’avez pas réussi à faire tout ce que vous aviez prévu.
Ce n’est pas grave ! Ce qui compte, c’est d’avancer avec plaisir dans la bonne direction chaque jour.
Prenez également le temps de vous reposer et de récupérer si vous en avez besoin.
Ne comparez pas votre productivité avec celle des autres. Chacun a son propre rythme de travail et ses propres besoins.
Faites preuve de bienveillance envers vous-même :
- en cultivant la gratitude ;
- en vous concentrant sur les aspects positifs de votre vie et de votre travail.
20-Faire de l’exercice régulièrement
L’exercice est bon pour la santé et le moral. Il vous permet :
- d’évacuer la tension que vous avez eue tout au long de votre journée ;
- d’avoir une bonne fatigue ;
- de mieux dormir ;
- d’arriver avec les batteries pleines pour affronter une nouvelle journée.
Vous avancez ainsi dans une nouvelle journée de travail productive avec un équilibre de vie pro et perso.
Les 20 commandements Proinfluent du télétravail : en conclusion
Grâce à ces 20 routines, vous :
- transformez votre espace de travail ;
- trouvez un équilibre plus sain entre votre vie professionnelle et celle personnelle ;
- redéfinissez votre manière de travailler.
Résultat : Vous optimisez votre productivité et votre bien-être.